วันอังคารที่ 21 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2555

บทที่6 โปรโตคอลที่ใช้ในการรับส่งE-mail


โปรโตคอลที่ใช้ในการรับส่งE-mail
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
           เป็นโปรโตคอลแบบ TCP/IP ที่ใช้ในการรับส่ง email ซึ่งมีข้อจำกัดในเรื่องของความสามารถในการรับส่ง mail ว่ามันสามารถทำได้แบบเป็นคิวเท่านั้น จึงทำให้เกิดโปรโตคอลที่จะมาแก้ไขในเรื่องนี้ ซึ่งก็คือ POP กับ IMAP แต่อย่างไรก็ตาม แม้ว่า SMTP จะมีข้อจำกัดในการรับ mail แต่สำหรับการส่ง mail หลาย ๆ โปรแกรมก็ยังคงนิยมใช้ SMTP ในการส่ง mail อยู่เช่นเดิม
POP (Post Office Protocol)
           เป็นโปรโตคอลที่ใช้รับ mail ซึ่งที่ได้รับความนิยมมากที่สุดเป็น POP version 3 หรือเรียกสั้น ๆ ว่า POP3 ซึ่งจะมีการทำงานแบบ Store-and-Forward ซึ่งไม่ควรนำไปสับสนกับ SMTP เพราะ POP จะใช้ในการรับ mail เท่านั้น ส่วน SMTP จะใช้ในการส่ง mail
การทำงานของPOP3 จะทำงานร่วมกับโปรโตคอลTCP โดยทั่วไปจะใช้พอร์ต 110 ในการติดต่อ ขั้นตอนการทำงานของPOP3 จะมี3สถานะคือ
1.สถานะขออนุมัติเมื่อเริ่มต้นติดต่อกับเซิร์ฟเวอร์จะเป็นการเข้าสู่สถานะการขออนุมัติ โยไคลเอนต์จะต้องแจ้งชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน(Password) เพื่อขออนุมัติจากเซิร์ฟเวอร์ก่อน โดยไคลเอนต์จะใช้คำสั่งUSER เพื่อระบุชื่อผู้ใช้ หรือคำสั่ง PASS เพื่อกำหนด Password แต่ในกรณีที่ชื่อและ Password ถูกเข้ารหัสไว้ และไม่ได้เป็นค่าASCII ทั่วไปไคลเอนต์จะใช้คำสั่ง APOP ทำงานแทนคำสั่ง USER และ PASS
2.สถานะรับส่งรายการ - หลังจากที่ได้รับอนุมัติจากเซิร์ฟเวอร์แล้ว ก็จเข้าสู่สถานะที่ใช้คำสั่งในการทำงานต่างๆ
3.สถานะปรับปรุงข้อมูล เมื่อ User Agent เลิกใช้งานด้วยคำสั่งQUIT ของPOP3 เซิร์ฟเวอร์ก็จะเข้าสู่สถานะปรับปรุงข้อมูล เพื่อลบอีเมล์ที่ดาวน์โหลดเรียบร้อยแล้วออกไป จากนั้นก็จะเข้าสู่สถานะขออนุมัติใหม่โดยอัตโนมัติ เพื่อรอรับการทำงานครั้งต่อไป
IMAP (Internet Message Access Protocol)
          เป็นโปรโตคอลที่ใช้สำหรับรับ mail จาก server ซึ่งรุ่นที่ได้รับความนิยมมากที่สุด คือ IMAP version 4 หรือเรียกสั้น ๆ ว่า IMAP4 ซึ่งจะมีความสามารถในการเลือกเฉพาะ header กับ sender หรือสิ่งที่เราต้องการได้ นอกจากนี้ยังสามารถเลือก download เฉพาะ mail ที่เราต้องการได้ด้วย แต่ IMAP ก็ต้องอาศัยการติดต่อกับ server มากกว่า POP
 อีเมล์ E Mail หรือ Electronics Mail แปลตรง ๆ ตัวก็คือ ไปรษณีย์อีเลคโทรนิคส์ นั่นเอง ดังนั้น ความหมายง่าย ๆ ของอีเมล์ ก็คือ เป็นเครื่องมือสำหรับติดต่อสื่อสาร ระหว่างกันโดยที่จากเดิม เราอาจจะใช้วิธีการส่งข้อความ ไปหาผู้อื่นด้วยการเขียนเป็นจดหมาย และส่งผ่านทางไปรษณีย์ แต่ในโลกของอินเตอร์เน็ต จะมีบริการที่เรียกว่า อีเมล์ ซึ่งสามารถทำการส่งข้อความต่าง ๆ ไปยังผู้รับปลายทาง (ที่ใช้บริการอีเมล์) ได้ และในปัจจุบันนี้ ยังสามารถทำการแนบ ไฟล์เอกสาร ของคอมพิวเตอร์ หรือรูปภาพต่าง ๆ ไปอับอีเมล์ได้ด้วย จึงทำให้เพิ่มความ สะดวกสบายได้มากขึ้น  
คำศัพท์ต่าง ๆ ที่ใช้ในระบบการ รับ-ส่ง อีเมล์
  • Inbox หมายถึงกล่องหรือที่สำหรับเก็บอีเมล์ ที่มีผู้ส่งเข้ามา
  • Outbox หมายถึงกล่องหรือที่เก็บอีเมล์ ที่กำลังจะส่งออกไปหาผู้อื่น
  • Sent Items หมายถึงกล่องหรือที่เก็บอีเมล์ ที่เราได้เคยส่งออกไปหาผู้อื่นแล้ว
  • Delete Items หมายถึงกล่องหรือที่เก็บอีเมล์ ที่ได้ทำการลบทิ้งจาก Inbox แต่ยังเก็บสำรองไว้อยู่
  • Drafts หมายถึงกล่องหรือที่เก็บอีเมล์ สำหรับใช้เก็บอีเมล์ต่าง ๆ ชั่วคราว ซึ่งอาจจะมีหรือไม่มีก็ได้
  • Compose หรือ New Mail จะเป็นการส่งอีเมล์ใหม่ ไปหาผู้อื่น
  • Forward จะเป็นการส่งต่ออีเมล์ ที่ได้รับมานั้นไปหาผู้อื่น
  • Reply จะเป็นการตอบอีเมล์ ที่มีผู้ส่งมาถึงเรา
  • Reply All จะเป็นการตอบอีเมล์ ที่มีผู้ส่งมาถึงเรา และส่งกลับไปให้ทุกคนที่มีชื่ออยู่ในอีเมล์ฉบับนั้น
  • Subject หมายถึงหัวข้อของอีเมล์ที่เราจะเขียนหรือส่งออกไป
  • To หมายถึงชื่อหรืออีเมล์ ของผู้ที่เราต้องการส่งอีเมล์ไปหา
  • CC หมายถึงการส่ง copy อีเมล์นั้น ๆ ไปให้ผู้อื่นที่ต้องการด้วย
  • BCC หมายถึงการส่ง copy อีเมล์นั้น ๆ ไปให้ผู้อื่นที่ต้องการ และไม่ให้ผู้รับคนอื่นมองเห็นว่า มีการส่งไปให้ในช่อง BCC ด้วย
  • Attach หมายถึง การแนบไฟล์เอกสาร หรือโปรแกรมต่าง ๆ ไปกับอีเมล์ฉบับนั้น
  • Address Book หมายถึงสมุดรายชื่อของอีเมล์ต่าง ๆ ที่เราสามารถเก็บไว้ เพื่อให้นำมาใช้งานได้ง่ายขึ้น

อีเมล์แอดเดรส(E-mail Address)
อีเมล์แอดเดรส(E-mail Address) คือที่อยู่ในอินเตอร์เนทหรือที่อยู่ของตู้จดหมายของผู้ใช้อินเตอร์เนท
ส่วนประกอบของ E-mail Address
Onec0451@Schoolnet.net.th
1 2 3 4
1. ชื่อบัญชีสมาชิกของผู้ใช้(User Name)
2. เครื่องหมาย @(at sign) อ่านว่า "แอท"
3. ที่อยู่ของอินเตอร์เนทเซิร์ฟเวอร์ที่เราสมัครเป็นสมาชิก (Domain Name)
4. รหัสบอกประเภทขององค์กรและประเทศ

ประเภทของ e-mail

ประเภทของ e-mail
e-mail มี  3  ประเภท  คือ
1. POP  (Post Office Protocol Version)
            POP จะมีการทำงานในแบบที่เรียกว่า Offline Model กล่าวคือเวลาทำงาน E-mail Client จะเชื่อมต่อกับ Mail Server จากนั้นจะ Download และลบ E-mail ออกจาก Server หรือ Download เพียงอย่างเดียวแล้วทิ้ง E-mail ไว้บน Server ภายหลังจากที่ E-mail ถูก Download มาที่เครื่อง Client เรียบร้อยแล้ว Client จะตัดการเชื่อมต่อออกจาก Server หลังจากนั้น E-mail จะถูก Process ที่เครื่อง Client ทั้งหมด ข้อได้เปรียบของการทำงานแบบนี้ก็คือ Client แต่ละเครื่องใช้เวลาในการเชื่อมต่อกับเครื่อง Mail Server น้อยมากอีกทั้งยังต้องการเนื้อที่เก็บ E-mail บน Server น้อยด้วยเช่นกัน แต่ข้อเสียก็คือไม่สามารถอ่าน E-mail จาก Client เครื่องอื่นได้อีกหากว่าเรา Set ให้ลบ Mail บน Server หลังจาก Download เสร็จ หรือ ไม่สามารถบอกได้ว่า Mail ฉบับไหนเคยอ่านไปแล้วบ้าง หากเรา Set ค่าแบบ ให้ทิ้ง E-mail ไว้บน Server อีกประการหนึ่งคือเครื่อง Client จะต้องมีประสิทธิภาพสูงเนื่องจากเป็นผู้ Process E-mail ด้วยตนเอง
2. IMAP  (Internet Message Access Protocol Version)
            IMAP จะมีการทำงานในแบบที่เรียกว่า Online Model ผสานกับ Disconnected Model กล่าวคือ การจัดการและการ Process E-mail ทั้งหมดจะถูกจัดการที่ Server เพียงอย่างเดียว Client มีหน้าที่เพียงแค่อ่าน E-mail หรือส่งคำสั่งไป Process E-mail บน Server เท่านั้น แบบนี้มีข้อดีก็คือท่านสามารถอ่าน E-mail จากที่ใดก็ได้ เนื่องจาก E-mail จะถูกเก็บอยู่ใน Server เสมอ และจะมีสถานะบอกด้วยว่า E-mail ฉบับใดมาใหม่ ฉบับใดมีการอ่านหรือตอบกลับไปแล้ว แต่ข้อเสียก็คือ Server จะต้องเป็นเครื่องที่มีประสิทธิภาพสูง และในระหว่างการอ่านหรือ Process E-mail เครื่อง Client จะต้องเชื่อมต่อกับ Server ตลอดเวลา ดังนั้นจึงทำงานได้ช้ากว่าแบบ POP
3. WEB Based
            Web Base Mail เช่น อีเมล์ของ hotmail.com, chaiyo.com ซึ่งหากต้องการใช้งานอีเมล์เหล่านี้ จะต้องใช้งานโดยผ่านทางเว็บบราวเซอร์ เช่น Internet Explorer, Firefox ก็สามารถเข้าเช็คอีเมล์หรือเขียนอีเมล์ได้อย่างสะดวก ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ของเราเสมอไป เพราะโปรแกรมอีเมล์ดังกล่าวได้ถูกสร้างขึ้นด้วยเทคโนโลยี Web-based Application ที่ใช้โปรแกรมเว็บบราวเซฮร์เป็นเครื่องมือในการเปิดโปรแกรมใช้งาน จึงทำให้โปรแกรมอีเมล์สามารถทำงานได้เหมือนกับการเข้าไปดูเว็บไซต์ทั่วไป

ขั้นตอนการขอใช้บริการ
1.               ทำการของบัญชีผู้ใช้งานที่สำหนักคอมพิวเตอร์(ระบบจะทำการสร้างบัญชีผู้ใช้งานจดหมายอีเล็กทรอนิกส์ที่ ๆ ต้นชั่วโมง ดังนั้น ถ้าขอบัญชีตอน 11:05 จะสามารถใช้งานได้ในเวลาประมาณ 12:10 เป็นต้น)
2.               ทำการเปลี่ยนรหัสผ่าน โดยใช้บัญชีผู้ใช้งานของสำนักคอมพิวเตอร์
1.               ทำการเปลี่ยนได้ที่ http://mail.buu.ac.th/ChangePasswd.aspx
2.               ทำการเปลี่ยนได้ที่เครื่องที่สำนักคอมพิวเตอร์ให้บริการโดยการกด Ctrl + Alt + Del แล้วเลือก Change Password
3.               เมื่อทำการเปลี่ยนรหัสผ่านแล้วจะสามารถใช้งานได้ที่ WindowsLive
o    โดยอีเมล์จะเป็น  รหัสนิสิต@live.buu.ac.th
o    รหัสผ่านจะเป็น   รหัสผ่านที่นิสิตกำหนดขึ้นมา
                                                สามารถดูเอกสารประกอบได้ ที่นี่

                                                   การเขียนและการส่งจดหมาย
การเขียนจดหมาย ข่าว ประกาศและแจ้งความ
     การเขียนจดหมายเป็นการสื่อสารโดยตรงระหว่างบุคคลหรือระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ
ช่วยทำให้ระยะทางไกลเป็นใกล้ เพราะไม่ว่าบุคคลหรือหน่วยงานจะห่างไกลกันแค่ไหนก็
สามารถใช้จดหมายส่งข่าวคราวและแจ้งความประสงค์ได้ตามความต้องการ การส่งสารหรือ
ข้อความในจดหมายต้องเขียนให้แจ่มแจ้งชัดเจน เพื่อจะได้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย

องค์ประกอบและรูปแบบของจดหมาย
     ผู้เขียนคงเคยเขียนจดหมายหรืออ่านจดหมายมาบ้างแล้ว คงจะสังเกตเห็นว่าจดหมาย
นั้นไม่ว่าประเภทใด จะต้องประกอบด้วยสิ่งต่าง ๆ ดังนี้
     ๑. ที่อยู่ของผู้เขียน เริ่มกึ่งกลางหน้าระหว่างเส้นคั่นหน้ากับริมของขอบกระดาษ
     ๒. วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย ให้เยื้องมาทางซ้ายของตำแหน่งที่เขียนที่อยู่เล็กน้อย
     ๓. คำขึ้นต้น ห่างจากขอบกระดาษด้านซ้าย ๑ นิ้ว
     ๔. เนื้อหา ขึ้นอยู่กับย่อหน้าตามปกติ อาจจะอยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านซ้าย ๒ นิ้ว
     ๕. คำลงท้ายอยู่แนวเดียวกับที่อยู่ของผู้เขียน
     ๖. ชื่อผู้เขียน อยู่ใต้คำลงท้าย ล้ำเข้าไปเล็กน้อย

ตัวอย่าง รูปแบบการเขียนจดหมายทั่วไป

                                                              Œสถานที่เขียนจดหมาย
                                                              
วัน.... เดือน...... ปี........
          ระยะ ๑ นิ้ว                     Ž คำขึ้นต้น
          ประมาณ ๒ นิ้ว                 
 เนื้อหา

บทที่6 องค์ประกอบภายในกล่องจดหมาย-การอ่านจดหมาย -การตอบจดหมายกลับ-การส่งต่อจดหมาย

องค์ประกอบภายในกล่องจดหมาย

เมนูหลังประกอบด้วย4เมนู ดังนี้
1.Inbox กล่องจดหมาย
2.Sent กล่องจดหมายออก
3.Draft กล่องเก็บสำเนาจดหมาย
4.Trash ถังขยะ

การอ่านจดหมาย
เมนู INBOX
    หน้าจอแรกที่ปรากฏคือ INBOX เป็นส่วนที่แสดงรายการจดหมายที่ได้รับ หากหน้าจอของท่านไม่แสดง INBOX ท่านสามารถเปิดหน้าต่างของ INBOX โดยคลิกที่ มุมบนซ้ายของหน้าต่าง

สัญลักษณ์ใน inbox
Date แสดงวันที่ที่ส่งจดหมาย
From แสดงชื่อผู้ส่งจดหมาย
Subject แสดงหัวเรื่องของจดหมาย
Size แสดงขนาดของจดหมาย
การตอบจดหมายกลับ
ขั้นตอน
1.เมื่ออ่านข้อความจดหมายจบแล้ว และต้องการตอบจดหมายกลับให้คลิกที่ปุ่ม Reply
2.สังเกตที่ช่อง To จะมี e-Mail Address ของผู้ที่ส่งจดหมายมาหาท่านปรากฏอยู่ ซึ่งท่านไม่ต้องพิมพ์ e-Mail Address ลงในช่องนี้ จากนั้นให้พิมพ์ข้อความตอบจดหมายเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม Send
3.เมื่อส่งจดหมายเสร็จเรียบร้อยแล้วจะได้กรอบยืนยันการส่งจดหมาย ดังภาพ 
ก็เป็นอันเสร็จขั้นตอนการรับและตอบจดหมาย 

การส่งต่อจดหมาย
ท่านสามารถส่งต่อจดหมายที่ท่านได้รับไปให้บุคคลอื่นได้ โดยสามารถทำได้ 2 แบบ ได้แก่
-ส่งต่อจดหมายแบบ Redirect หมายถึง การส่งต่อจดหมายโดยคงชื่อผู้ส่งเดิมไว้                   
          -ส่งต่อจดหมายแบบ Forward หมาย ถึง การส่งต่อจดหมายโดยใช้ชื่อผู้ส่งต่อ เนื้อหาของจดหมายที่ส่งต่อสามารถถูกดัดแปลง แก้ไข เพิ่มเติม หรือถูกลบออกโดยผู้ส่งต่อได้5.1 ส่งต่อจดหมายแบบ Redirect ( จดหมายที่คงชื่อผู้ส่งจดหมายคนเดิม)                     5.1.1 คลิกที่ Redirect
5.1.2 พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับ
5.1.3 คลิกที่ Send Message เพื่อส่งจดหมาย
5.2 การส่งจดหมายแบบ Forward (ชื่อผู้ส่งต่อจดหมายเป็นชื่อผู้ส่งจดหมาย)
5.2.1 คลิกที่ Forward
5.2.2 พิมพ์ชื่อที่อยู่อีเมลของผู้รับ ผู้ส่งสามารถเพิ่มเติมข้อความหรือลบข้อความตามที่ต้องการก่อนส่งต่อจดหมายได้